חשבוניות מחו״ל בדולרים: איך רושמים, ומה עם המע״מ

מנוי לתוכנה, קמפיין פרסום, מעצב מחו״ל, שרת בענן: לעצמאי ישראלי ממוצע יש היום כמה ספקים שמחייבים בדולרים או ביורו, ושולחים חשבונית בלי מע״מ ישראלי. החשבוניות האלה מבלבלות משתי סיבות: לא ברור באיזה סכום בשקלים לרשום אותן, ולא ברור מה עושים עם המע״מ שאין. הנה סדר.

אין מע״מ ישראלי על החשבונית, וזה לא סוף הסיפור

ספק זר לא גובה מע״מ ישראלי, ולכן על החשבונית שלו לא מופיעים 18%. אין מה לקזז: מע״מ שלא שולם לא חוזר. אבל למע״מ יש מנגנון לשירותים שנקנים מחו״ל, שנקרא לעיתים «מע״מ עסקאות על יבוא שירותים»: במקרים מסוימים העסק הישראלי הוא זה שצריך לדווח על המע״מ בשם הספק הזר. אם זה חל עליכם, באילו מקרים, ואיך זה מתבטא בדיווח, זו שאלה שכדאי לשאול את רואה החשבון פעם אחת, ואז לסמן את הספקים הזרים כך שהוא יראה אותם בנפרד בכל דוח. מה שחשוב מהצד שלכם: לא להמציא מע״מ. חשבונית שאין עליה מע״מ נרשמת בלי מע״מ.

באיזה שער רושמים

החשבונית אומרת 49 דולר. כרטיס האשראי חייב 185.60 ₪. איזה מספר נכון? שניהם, כל אחד לתפקידו. הנוהג המקובל הוא לרשום את ההוצאה לפי השער היציג בתאריך החשבונית או התשלום, ואת ההפרש בין זה לבין החיוב בפועל, כולל עמלת ההמרה של חברת האשראי, לרשום כהוצאת הפרשי שער ועמלות. איזו מהשיטות הרו״ח שלכם מעדיף, הוא יגיד. מה שאתם צריכים לספק הוא שני המסמכים: החשבונית במטבע המקורי, ופירוט החיוב מהכרטיס.

אותו היגיון חל על יורו, לירה שטרלינג או כל מטבע אחר. מה שמשתנה הוא רק השער. ומה שלא כדאי לעשות: להמיר בעצמכם לפי השער של היום ולרשום רק את הסכום בשקלים. התאריך והמטבע המקורי הם חלק מהמסמך, והרו״ח צריך אותם.

החשבונית לא במייל, היא בפורטל

רוב הספקים הזרים שולחים במייל הודעת «התשלום התקבל» עם הסכום, בלי החשבונית עצמה. החשבונית מחכה בפורטל החיובים של החשבון, ואם לא נכנסים להוריד אותה, היא לא קיימת בספרים. שתי הגדרות שפותרות את זה פעם אחת: בהגדרות החיוב מסמנים «שלחו חשבונית במייל», ובפרופיל החיוב ממלאים את שם העסק והמספר המזהה שלו, כדי שהחשבונית תופק על שם העסק ולא על השם הפרטי. אם הספק לא מאפשר שליחה במייל, תזכורת חודשית להורדה היא הפתרון הפחות טוב אבל היחיד.

שווה גם לבדוק לאיזו כתובת החשבוניות נשלחות. חשבון שנפתח לפני שנים על מייל אישי, או על כתובת של מישהו שכבר לא בעסק, שולח את החשבונית לתיבה שאף אחד לא פותח, וזה בדיוק כמו חשבונית שנשארה בפורטל. כתובת אחת לכל החשבוניות, שממנה אוספים, פותרת את זה. ובינתיים, מה שכן בטוח: ההוצאה עצמה מוכרת למס הכנסה כמו כל הוצאה עסקית אחרת, בתנאי שיש עליה מסמך על שם העסק.

מה חייב להופיע על חשבונית מחו״ל כדי שהיא תעבוד

• שם הספק וכתובתו, ולפחות מדינה.
• שם העסק שלכם, לא רק כתובת מייל.
• תאריך ומספר חשבונית.
• תיאור השירות: «מנוי חודשי», «שעות עיצוב», «קרדיט פרסום».
• הסכום והמטבע, ואם יש מס מקומי של המדינה ההיא, שיופיע בנפרד.

מה לא חייב להופיע: מספר עוסק ישראלי. אין לספק זר כזה, וזה בסדר. וקבלה משירות התשלומים שדרכו שילמתם אינה החשבונית: היא רק אישור שהכסף עבר.

ארבעה סוגי ספקים זרים, ומה מיוחד בכל אחד

• מנויי תוכנה. סכום קבוע, פעם בחודש, והחשבונית כמעט תמיד בפורטל. הבעיה היחידה היא לזכור להוריד; ההגדרה של «שלחו במייל» פותרת אותה לתמיד.
• פלטפורמות פרסום. הסכום משתנה כל חודש לפי התקציב, ולעיתים יש כמה חשבונות פרסום ולכל אחד חשבונית משלו. כדאי לרשום כמה חשבוניות אמורות להגיע, כדי לשים לב כשאחת חסרה.
• פרילנסרים מחו״ל. החשבונית מגיעה מאדם, לא מחברה, ולפעמים היא קובץ פשוט בלי מספר. בקשו שיופיעו עליה שם, מדינה, תאריך ותיאור. אם שילמתם דרך שירות תשלומים, האישור שלו הוא מסמך נלווה, לא תחליף.
• שירותי ענן לפי שימוש. הסכום קופץ ויורד לפי צריכה, ולכן חודש חריג לא בהכרח טעות. זה בדיוק המקרה שבו השוואה להיסטוריה של הספק שווה יותר מכל בדיקה אחרת.

השגרה החודשית לספקים זרים

• רשימה של כל הספקים הזרים, עם המטבע ויום החיוב של כל אחד.
• לכל ספק: החשבונית של החודש הורדה, על שם העסק, והסכום תואם לחיוב בכרטיס.
• הספקים מסומנים כ«חו״ל» או «ייבוא שירותים», כדי שהרו״ח יראה אותם בנפרד.
• קרדיטים ורכישות חד-פעמיות נבדקים בנפרד, כי הם לא מופיעים ברשימה החודשית.
• ספק שביטלתם: מוודאים שהחיוב הפסיק, ושהחשבונית האחרונה נשמרה.

זה לא ייעוץ מס — כדאי לוודא עם רואה החשבון. LazyBill אוסף ומסדר מסמכים; הוא אינו מחליף רואה חשבון ואינו מוציא חשבוניות ללקוחות.